Μιλούσα με κάποιον για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο την άλλη μέρα, και ακούγοντας τους παραπονιούνται για το πώς απλά δεν μπορούσαν να πάρουν τα πράγματα υπό έλεγχο. Στη συνέχεια έστειλα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν σχεδιαστή φίλο μου για κάτι σημαντικό και ποτέ δεν απάντησε. Βγάζει το εισερχόμενό του είναι 4.000 emails βαθιά, γι 'αυτό το έχασε ...
Ήμουν αυτός ο τύπος, αλλά αφού δοκιμάσαμε ένα εκατομμύριο διαφορετικά συστήματα, συνειδητοποίησα ότι καμία τεχνική δεν δούλεψε για μένα. Χρειαζόμουν κάτι που ταιριάζει στη δουλειά μου, αλλά εξακολουθεί να έχει νόημα. Τώρα αυτό μπορεί να μην λειτουργήσει για σας, αλλά να δώσει ένα πλάνο και ίσως θα βρείτε ότι διαχειρίζεστε το email σας λίγο καλύτερα.
1. Εισερχόμενα <20: Ήθελα πραγματικά να δουλέψω στο σύστημα Inbox Zero, αλλά δεν ήταν πάντα εφικτό. Πολλές φορές βρήκα τον εαυτό μου να κρατά μόνο ένα ή δύο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά μου, ποτέ να μην το κάνει να συμβαίνει και να αισθάνεται ένοχος αργότερα.
Αντί να κολλήσω στο "μηδέν" μέρος του κανόνα, αποφάσισα να το κρατήσω απλό και να σιγουρευτώ ότι τα εισερχόμενά μου έχουν πάντα λιγότερα από 20 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάνοντας αυτό, δεν αισθάνομαι ένοχος για το γεγονός ότι πάρα πολλοί εκεί μέσα, ή δεν φτάνουν αρκετά Inbox Zero. Οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν στα Εισερχόμενα είναι συνήθως εκεί επειδή πρέπει να ενεργήσουν σύντομα, αλλά όχι απαραίτητα αμέσως.
2. Ο κανόνας των 20 λεπτών: Θα ήθελα να βρω εκεί που διάβασα αυτό, γιατί θα ήθελα να το αναφέρω εδώ. Αλλά η προϋπόθεση ήταν να απαντήσετε σε ένα μήνυμα κειμένου μέσα σε δύο λεπτά, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε 20 λεπτά, τα φωνητικά μηνύματα σε δύο ώρες ή κάτι παρόμοιο. Ανεξάρτητα από τους πραγματικούς αριθμούς, έχω υιοθετήσει τον κανόνα των 20 λεπτών για την απάντηση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όποτε είναι δυνατόν.
Επιστρέφοντας γρήγορα στους ανθρώπους, τα εισερχόμενά μου παραμένουν απαρατήρητα, οι άνθρωποι δεν τρελάνε, γιατί δεν ανταποκρίθηκα και παραμένω οργανωμένος στη διαδικασία.
3. Πράξη, αρχειοθέτηση ή κάδος απορριμμάτων: Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει μία από τις τρεις ενέργειες για μένα. Αν πρέπει να ενεργήσω για το τι υπάρχει εκεί, τότε απαντώ και στη συνέχεια λαμβάνω το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το αρχειοθέτω σε ένα φάκελο Αρχείου. Εάν χρειάζομαι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αλλά δεν χρειάζεται καμία απάντηση (όπως μια απόδειξη ή κάτι τέτοιο), τότε το έβαλα ξανά σε αυτό το φάκελο Αρχείο. Τέλος, αν είναι spam ή σκουπίδια, απλά σκουπίζω μόνιμα, έτσι δεν ανοίγει το χώρο στο σκληρό δίσκο. Θεωρώ ότι αυτό το σύστημα λειτουργεί καλά για μένα γιατί πάντα γνωρίζω πού να ψάξω κάτι, αλλά να απαλλαγούμε από την ακαταστασία ταυτόχρονα.
4. Διαχείριση αλληλογραφίας σε παρτίδες: Πριν έχω βγει από το κρεβάτι, υπάρχουν συνήθως 30 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά μου, όλα απαιτούν κάποια προσοχή. Ακόμη και μετά το κόψιμο του λίπους και τη διαγραφή του spam, υπάρχει ακόμα ένα αρκετά μεγάλο ποσό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για χειρισμό, το οποίο μπορεί να είναι απογοητευτικό. Πως το κάνω?
Δεδομένου ότι έχω τόσες πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορώ συνήθως να τους χειριστώ σε παρτίδες ακόμη και εντός του κανόνα των 20 λεπτών. Αυτό σημαίνει ότι δεν χάνω χρόνο ελέγχοντας συνεχώς τα εισερχόμενά μου, σταματώντας τη δική μου ροή εργασίας στη διαδικασία.
