Υπάρχει πάντα αυτός ο φίλος. Ξέρετε, το ένα με 76 ανύπαρκτα φωνητικά μηνύματα, 150 αδιάβαστα κείμενα και-gulp-15.964 αδιάβαστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά της. (Ή ίσως αυτός ο "φίλος" να είστε εσείς.) Είτε έτσι είτε αλλιώς, διατηρώντας τα εισερχόμενά σας καθαρά ή ακόμα και φτάνοντας στο Inbox Zero μπορεί να αισθάνεται σαν αδύνατο κάλεσμα #adulting. Αλλά η ψηφιακή καθαριότητα δεν πρέπει να είναι η λιγότερο αγαπημένη σας δουλειά.
Δεδομένου ότι όλοι εφαρμόζουν τη μέθοδο KonMari στα σπίτια τους, χρησιμοποιήσαμε μερικούς εμπειρογνώμονες σχετικά με την παραγωγικότητα για να δώσουμε μερικές συμβουλές για το πώς να φέρετε τη μαγική τέχνη της τακτοποίησης στα εισερχόμενά σας.
Για σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως δρομολόγια ταξιδιού, κουπόνια και πληροφορίες από τον ιδιοκτήτη που θέλετε να αποθηκεύσετε αργότερα, συνδέστε το λογαριασμό σας σε μια εφαρμογή σημειώσεων όπως το Evernote. "Με την στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λειτουργία Evernote
, θα μπορείτε να στέλνετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας σε σημειωματάρια όπως 'Προσεχείς ταξιδιώτες', 'Ανάθεση' και 'Προσφορές' ", λέει ο Forrest Bryant, Εκτελεστικός Διευθυντής της Evernote.Μισούται η σπατάλη χρόνου κατάθεσης εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Εύκολη λύση, λέει ο Μπράιαντ: "Ρύθμιση έξυπνες ετικέτες στο Gmail ή κανόνες στο Outlook για να ταξινομείτε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε με βάση τον αποστολέα ή τις λέξεις-κλειδιά, ώστε να μην χάνετε χρόνο κατάθεσης εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους κατάλληλους φακέλους ή σκάψιμο γύρω από ένα μήνυμα από το αφεντικό σας από ένα μήνα πριν."
Εάν η ανεπιθύμητη αλληλογραφία αυξάνεται στα εισερχόμενά σας, κάνετε μια συνήθεια να αποσυνδέεστε τακτικά μέσω μιας εφαρμογής όπως Unroll.me. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε τη μη αυτόματη κατάργηση της εγγραφής, αναζητώντας τη λέξη-κλειδί "unsubscribe" στο πλαίσιο αναζήτησης του email σας. "Όταν έχω πέντε ή 10 λεπτά πριν την επόμενη συνάντησή μου ή είμαι σε αναμονή στο τηλέφωνο, προσπαθώ να καταργήσω την εγγραφή πέντε ή περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά, τα οποία διατηρούν την εργασία διαχειρίσιμη ", λέει ο Shay Paulson, ιδιοκτήτης και στρατηγικός μέσων ενημέρωσης στο Merit Media.
Ενώ ένα γρήγορο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προγραμματίσετε μια συνάντηση φαίνεται βολικό, αυτοί είναι ακριβώς οι τύποι των νημάτων που φράζουν τα εισερχόμενά μας. Εξοικονομήστε χρόνο και αποφύγετε την ακαταστασία των εισερχομένων χρησιμοποιώντας ένα σύστημα ηλεκτρονικού ημερολογίου όπως το Προγραμματισμός ακουστικής ή Ημερολόγιο αντι αυτου. "Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να το συγχρονίσετε με το ημερολόγιό σας στο Gmail ή το εργαστήριό σας και να ενημερώσετε τους ανθρώπους για το χρόνο που θέλετε να συναντήσετε ή να συνομιλήσετε όταν είναι βολικό για όλους", λέει ο επαγγελματίας προπονητής Lindsey Anvik.
Πόσο ενοχλητικό είναι να αναζητήσετε χειροκίνητα αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε κάτι στο χώρο εργασίας; Η Anvik συνιστά να μειωθούν οι περιττές αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συστήματα διαχείρισης έργων όπως Asana ή Κατασκήνωση βάσης. "Και οι δύο έχουν εφαρμογή και ειδοποιήσεις, επιτρέποντάς σας να παρακολουθείτε εύκολα τα έργα και τους πελάτες σε ένα χώρο χωρίς τον πονοκέφαλο της ταξινόμησης και της αναζήτησης στα εισερχόμενά σας", λέει.
Εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συνεργαστείτε με ομάδες ή ομάδες ατόμων, η Anvik αναφέρει μια εφαρμογή για εξωτερική συνομιλία, όπως Skype ή Χαλαρότητα μπορεί να σας επιτρέψει να επικοινωνείτε εύκολα με ερωτήσεις και να λαμβάνετε άμεσες απαντήσεις, αντί να πρέπει να περιμένετε μια απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η Natalie Wise, συγγραφέας του "Το εγχειρίδιο αυτο-πειθαρχίας, "Έχει ένα τέχνασμα μεγαλοφυία για να πάρει όσο χιλιόμετρα από την υπογραφή σας, όπως μπορείτε. "Αντί να τοποθετήσετε μόνο το όνομά σας και τον τίτλο σας, προσθέστε τις ώρες ενεργού ελέγχου των ηλεκτρονικών μηνυμάτων, τις κοινές πληροφορίες που στέλνετε στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας και τον καλύτερο τρόπο να επικοινωνήσουμε μαζί σας", λέει. "Δοκιμάστε," προτιμώ να μιλάω μέσω κειμένου. Μη διστάσετε να μου γράψετε στον αριθμό μου για ταχύτερη απάντηση. "
Ένας άλλος τρόπος για να διατηρήσετε ένα καθαρό inbox; Κατακερματιστείτε με τη δημιουργία τεσσάρων χωριστών λογαριασμών email που εξυπηρετούν ειδικούς σκοπούς. Επαγγελματικός σύμβουλος διοργάνωσης και παραγωγικότητας Josephine Page προτείνει ένα για προσωπικά θέματα, ένα για εργασία, ένα για μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ένα για κοινωνικά μέσα. "Κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι παράγωγο του πρώτου, όπως το« douglasP »για προσωπική ή« douglasB »για τις επιχειρήσεις», λέει. "Είναι λιγότερο συντριπτική η αναθεώρηση και η εκτέλεση ενός σχεδίου δράσης για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν ρυθμίσετε ξεχωριστές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου."
Ακόμα κι αν εμποδίζετε τα άχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την απόρριψη των εισερχομένων σας, δεν είστε έξω από το δάσος για συντήρηση. Ο Justin Lavelle, επικεφαλής της υπηρεσίας επικοινωνιών για το BeenVerified, λέει ότι ορίζει μια τακτική ημερομηνία για να διαχειριστεί τα μηνύματά του. "Επιλέξτε μία ώρα κάθε εβδομάδα για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, μπλοκάρετε το ημερολόγιό σας και σβήστε το τηλέφωνό σας Προστατεύστε το χρόνο όπως θα κάνατε σε οποιαδήποτε άλλη σημαντική συνάντηση και οργανώστε ", λέει. "Αφαιρέστε το άσχετο, αρχειοθετήστε το πλήρες και δώστε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων".