Επιλέγουμε ανεξάρτητα αυτά τα προϊόντα - εάν αγοράσετε από έναν από τους συνδέσμους μας, ενδέχεται να κερδίσουμε προμήθεια.
Στη θέση μας στην οργάνωση την άλλη μέρα, ο Λι έγραψε: Χρειάζομαι βοήθεια με χαρτιά. Ασχολήθηκα με αυτό εντάξει όταν ήμουν ενιαίος αλλά τώρα που κάνω χαρτιά / λογαριασμούς για όλη την οικογένεια, πνίγω σε χαρτί χωρίς χαρτί. Δεν θέλω φωτογραφίες από αρκετά ντουλάπια αρχείων, θέλω ιδέες για το πώς να οργανώσω αυτό που πηγαίνει στα ντουλάπια αρχείων. Ελήφθη!
Όπως υποσχέθηκε, δεν υπάρχουν φωτογραφίες από αρκετά ντουλάπια αρχειοθέτησης (αν και αυτό είναι αυτό που ψάχνετε, πηγαίνετε εδώ μόνο τη δική μας εμπειρία και μερικές συμβουλές. Είμαστε αρκετά οργανωμένοι στο σπίτι, αλλά για λίγο είχαμε την ευθύνη για όλα τα χαρτιά για μια μικρή επιχείρηση, οπότε είχαμε κάποια εμπειρία να το χειριζόμαστε και να το διατηρούμε ευθεία.
Υπάρχουν 3 κύριες κατηγορίες για το πώς να corral χαρτιά: να μην αφήσει το στο σπίτι, εξαλείφοντας και απλουστεύοντας το τι κάνει και βγαίνοντας τελικά ένα σύστημα για τις γραφειοκρατικές εργασίες που πρέπει να κρεμάσετε επάνω σε.
1) Μην το αφήνετε.
Μπορείτε να μειώσετε κάποια από τα χαρτιά πριν φτάσει καν στο σπίτι; Προσπαθήστε να πληρώνετε λογαριασμούς και να βλέπετε τις τραπεζικές δηλώσεις online αντί να λαμβάνετε δηλώσεις και λογαριασμούς στο ταχυδρομείο. Εάν αγοράζετε κάτι online, αντί να εκτυπώσετε την απόδειξη, εκτύπωση σε pdf και αποθηκεύστε την απόδειξη σε ένα αρχείο αποδείξεων στον υπολογιστή σας. Ρυθμίστε και χρησιμοποιήστε το διάδρομος προσγείωσης για να ταξινομήσετε τα μηνύματα αμέσως μόλις έρθει μέσα, πετάξτε αυτό το ανεπιθύμητο ταχυδρομείο κατευθείαν στον κάδο ανακύκλωσης πριν γίνει ένας σωρός για να ασχοληθεί αργότερα. Ακόμα καλύτερα, ακυρώστε τους καταλόγους που δεν θέλετε να λάβετε και βγείτε από τις λίστες ανεπιθύμητης αλληλογραφίας
2) Εξαλείψτε και απλοποιήστε. AKA Το Διαδίκτυο είναι ο Φίλος σας.
Μπορεί να χρειαστεί να αντιμετωπίσετε τα έγγραφα που βρίσκονται ήδη στα ντουλάπια αρχειοθέτησής σας προτού να έχετε ακόμη χώρο ή καινούργια πράγματα. Σκεφτείτε να επενδύσετε σε κάτι σαν αυτό το fujitsu scansnap να μειώσετε σοβαρά τη γραφειοκρατία που συντρίβει τα ντουλάπια σας, το γραφείο σας ή το πάτωμα. Μπορείτε να σαρώσετε τις παλιές αποδείξεις και τα έγγραφα που πρέπει να φυλάξετε, αλλά δεν χρειάζεται να έχετε το πρωτότυπο. Θα πρέπει ακόμα να οργανώσετε τα αρχεία στον υπολογιστή σας, αλλά δεν είναι τόσο φυσικά συντριπτική.
Βεβαιωθείτε ότι δεν κρεμάτε χαρτιά που δεν χρειάζεστε πια. Οι τραπεζικές και πιστωτικές κάρτες μπορούν να προσπελαστούν στο διαδίκτυο, έτσι ώστε να μην χρειαστεί να κρατήσετε τα χαρτιά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποκόψει αυτά τα έγγραφα. Μία από τις μεγαλύτερες διαφορές για εμάς ήταν όταν βγάλαμε όλους τους παλιούς λογαριασμούς κινητής τηλεφωνίας μας, πρέπει να ελευθερώσαμε 6 ίντσες στο ερμάριο. Έχετε παλιά εγχειρίδια για συσκευές που δεν έχετε καν; Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο εγχειρίδιο online εάν εξακολουθείτε να είστε κύριος του ψυγείου, του dvd player, του κινητού τηλεφώνου κλπ; Ξεφορτωθείτε αυτά.
3) Οργανώστε
Το κρατάμε αυτό διοργανωτής στο γραφείο για να μπορέσουμε να καταθέσουμε άμεσα αποδείξεις, blog ιδέες και λογαριασμούς για να πληρώσουμε. Αυτό εξαλείφει τους σωρούς. Διατηρούμε επίσης ένα αρχείο σε διαφορετικά έργα στα οποία εργαζόμαστε ή σε οτιδήποτε χρειαζόμαστε συχνά για πρόσβαση. Έχουμε ένα μεγαλύτερο πλαστικό κουτί του τραπεζίτη ότι κρατάμε στο ντουλάπι για οτιδήποτε άλλο. (Στην παλιά μας δουλειά, θα έχουμε ένα νέο για κάθε έτος, έτσι ώστε να είναι ήδη έτοιμο να αρχειοθετηθεί στην αποθήκη μόλις τελειώσει ο χρόνος και δεν έπρεπε να έχουμε ένα μεγάλο άσχημο καταψύκτη).
Είναι σημαντικό να έχετε ένα σύστημα έτσι ώστε να επιλέγετε μια μέρα για να πληρώνετε τους λογαριασμούς σας κάθε μήνα και στη συνέχεια να το κολλάτε. Σας συνιστούμε να εργαστείτε σε επιπλέον 15 λεπτά για να καταθέσετε κάθε φορά που καθίσετε για να πληρώσετε τους λογαριασμούς, θα εκπλαγείτε πόσο μπορείτε να καταθέσετε σε 15 λεπτά. Αυτό βασίζεται σε μια αυτόματη υποδοχή για να κρατάτε πάνω από την ακαταστασία του χαρτιού μόλις το έχετε πάρει υπό έλεγχο.
Έτσι, το πραγματικό μας σύστημα για την κατάθεση: Αλφαβητικά. Είναι απλό και λειτουργεί. Από το αυτοκίνητο στο ιατρικό για τις εισπράξεις στις φορολογικές δηλώσεις, το θέσαμε εν τάξει. Μέσα σε κάθε αρχείο, πηγαίνουμε από μπροστά προς τα πίσω, παλαιότερα και πιο πρόσφατα, οπότε πάντα γνωρίζουμε ότι ο τελευταίος λογαριασμός βρίσκεται στο πίσω μέρος του φακέλου. Είναι αλάνθαστο.
Επίλογος.
Όπως με όλα τα decluttering, το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμόμαστε είναι ότι χρειάστηκε λίγος χρόνος για να πάρουν τα πράγματα εκτός ελέγχου, οπότε προσπαθείτε να το αντιμετωπίσετε ταυτόχρονα θα σας κάνει να αισθανθείτε σαν να πηγαίνετε τρελός. Αρχισε με βήματα μωρού και να είστε συνεπείς και θα εκπλαγείτε από την πρόοδο που θα κάνετε.
