Έχουμε μια ομολογία να κάνουμε: δεν είμαστε όλοι οι υποστηρικτές της καθαρότητας, μινιμαλιστική ρυθμίσεις που περιστασιακά χαρακτηριστικά. Στην πραγματικότητα, είμαστε μερικές φορές το πολικό αντίθετο, μια φυλή γνωστή ως Messy Deskers. Για μερικούς ανθρώπους, έχοντας τα πάντα έξω και ορατά απλά λειτουργεί. Αλλά για τους χρόνους που η κατάσταση των σωρών απειλεί να συντρίψει το γραφείο, αυτά τα τέσσερα βήματα έρχονται βολικά για να κρατήσουν τα πράγματα υπό έλεγχο.
Αυτά μπορεί να φαίνονται σαν κοινή λογική σε όσους από εσάς γεννήθηκαν με οργανωτικές δεξιότητες και σας ζηλεύουμε. Έπρεπε να μάθουμε κάθε κόλπο που χρησιμοποιούμε τώρα και είναι μια συνεχής διαδικασία που απαιτεί πολλή αυτοπειθαρχία. Έχουμε μάθει να αγκαλιάζουμε την ακαταστασία μας, ενώ παράλληλα χαστούμε τις δικές μας συνήθειες για να διασφαλίσουμε ότι παραμένουμε λειτουργικοί και παραγωγικοί στο χώρο εργασίας μας.
Αυτές οι συμβουλές είναι για τους συναδέλφους μας βρώμικο γραφείο, οι οποίοι μπορεί να ψάχνουν για μια παρόμοια σημαία της καθαριότητας εν μέσω των ωκεανών χαρτί σήμερα πάνω από το χώρο εργασίας τους. Δεν μπορούμε να υποσχεθούμε ότι θα σας κάνουν υπερ-οργανωμένους, αλλά μπορούν να σας βοηθήσουν να πάρετε μια λαβή για τα πράγματα.
Πόσες φορές έχετε τοποθετήσει κάτι σε συρτάρι, "σε περίπτωση που" θα το χρειαστείτε αργότερα; Και πόσες φορές το χρειαζόταν πραγματικά; Στοιχηματίζουμε ότι η απάντηση στο τελευταίο ερώτημα είναι "μηδέν", και αυτός είναι ο λόγος για τον κανόνα # 1.
Σε αυτήν την εποχή της ψηφιακής φωτογραφίας, των φορητών σελιδοδεικτών και του cloud storage, δεν υπάρχει κανένας πραγματικός λόγος να κρατήσετε μη απαραίτητα χαρτιά, και για χαρτοβιομηχανίες όπως εμάς, που μπορεί να σημαίνει πολλή πραγματική επιφάνεια εργασίας περιουσία.
Για παράδειγμα, αντί για εκτύπωση και αρχειοθέτηση ενός άρθρου ή εγγράφου σε συρτάρι, γιατί να μην αφήσετε το αρχείο σε μια υπηρεσία όπως Evernote ή Dropbox; Είναι προσβάσιμα από οποιονδήποτε υπολογιστή και ταξινομούνται με ημερομηνία ή ετικέτα, κάνοντας αργότερα απλή αναφορά.
Είναι επίσης χρήσιμο να διατηρήσετε ένα μόνο φάκελο σελιδοδεικτών για να χρησιμεύσει ως γενικό έδαφος αποθέματος για ιστότοπους στους οποίους θα θέλατε να έχετε πρόσβαση σε μεταγενέστερη, απροσδιόριστη ημερομηνία. Είναι τόσο εύκολο να ψάξετε μέσα από αυτά αν το χρειάζεστε πραγματικά ότι δεν χρειάζεστε ούτε ένα σύστημα φακέλων, πέρα από τα βασικά.
Όντας αυστηρός με τον εαυτό σας σε αυτό το πρώτο επίπεδο εξασφαλίζει ότι μόνο τα πραγματικά σημαντικά και απαραίτητα πράγματα φιλτράρουν μέσω του εκτυπωτή και του γραφείου του αρχείου, που θα είναι πολύ πιο οργανωμένη τώρα που έχει απελευθερωθεί από όλα αυτά ανάμικτα. (Θα καλύψουμε τι πρέπει να κάνουμε με αυτούς στο κανόνα # 3.) Και βεβαίως, κολλάει σε όλα τα οικονομικά έγγραφα. "Εκτός από το θάνατο και την πληρωμή φόρων", όπως λένε.
Ας το ονομάσουμε αυτό "ανεβαίνοντας πάνω από το χάος". Σκοπός του είναι να βγάλει τα πράγματα που απαιτούν είτε άμεση προσοχή είτε μακροπρόθεσμα προσοχή και να τα κρατάτε στην οπτική πρωτοπορία, κάτι που είναι σημαντικό για τους ανθρώπους που προτιμούν να έχουν απλώσει όλη τη δουλειά τους πριν τους.
Για μερικούς, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει μια σειρά κολλητικών σημειώσεων που τοποθετούνται στον τοίχο μπροστά από το γραφείο, και για άλλους θα μπορούσε να είναι ένας χαρτογράφος, ένα ψηφιακό ημερολόγιο ή μια απλή χειρόγραφη λίστα εργασιών. Δεν χρειάζεται να είναι κυριολεκτικά στο επίπεδο των ματιών, εφόσον εξυπηρετεί τον ίδιο σκοπό.
Όποια και αν είναι η μέθοδος, η διατήρηση των εργασιών που χωρίζονται από τη γενική ακαταστασία - συμπεριλαμβανομένης της ψηφιακής ακαταστασίας - σημαίνει ότι τίποτα δεν θα χαθεί ποτέ λόγω του χάος, που είναι, για εκείνους από εμάς που προτιμούν ένα συσσωρευμένο γραφείο, το μόνο σημαντικό μειονέκτημα να έχει τα πάντα έξω αντί να βάλει Μακριά.
Για εμάς, το κλειδί για να μην χάσουμε τα πράγματα όπως οι στυλό είναι να τα γεμίσουμε σε ένα φλυτζάνι ή ένα συρτάρι γραφείου στο τέλος κάθε ημέρας. (Αυτό επίσης εμποδίζει τις γάτες να τις χτυπήσουν μακριά και να τους κτυπήσουν στο πάτωμα.) Χωρίς αυτή την απλή υπενθύμιση, είμαστε για πάντα να τα μεταφέρουν στο γραφείο, να τα σφίγγουν σε τσάντες και γενικά να πιάνονται χωρίς ένα σκεύος γραφής όποτε είναι απαιτείται.
Αυτή η αρχή ισχύει για οτιδήποτε πρέπει να παραμείνει στο γραφείο, στο χέρι ή με εύκολη πρόσβαση. Για πολλά ακατάστατα γραφικά, αυτό σημαίνει επίσης εύρεση κάποιου είδους συστήματος αποθήκευσης που θα λειτουργήσει για σας. Στην περίπτωσή μας, σημαίνει ράφια, ράφια, ράφια.
Και αν μετά την εκκαθάριση του μεγάλου γραφείου σας παραμένουν πράγματα που δεν έχουν σπίτι για να πάνε; Τσακίστε το στον κάδο. Δεν μπορεί να υπάρξει έλεος στους πολυσυζητημένους πολέμους.
Ένας από τους λόγους για τους οποίους είχαμε πάντα ένα ακατάστατο γραφείο είναι ότι προσπαθήσαμε να διαμορφώσουμε την οργάνωση μας γύρω από συστήματα που οργανώθηκαν και διατέθηκαν από άλλους ανθρώπους. Τώρα, όμως, είμαστε όλοι για την αποδοχή της πραγματικότητας, που είναι ότι δεν θα έχουμε ποτέ ένα μινιμαλιστικό γραφείο - οπότε μπορούμε επίσης να κάνουμε το καλύτερο από αυτό που έχουμε.
Απλά προσέξτε τι κάνετε ήδη, στη συνέχεια αυξήστε αυτή τη συνήθεια με την οργάνωση. Εάν αφήνετε πάντα τα κλειδιά σας σε μια καρέκλα, σκεφτείτε να βάλετε ένα άγκιστρο ή να πάρει ένα catchall για τη γωνία του γραφείου σας. Αν έχετε πρόβλημα να αφήσετε το τηλέφωνό σας πίσω, κρατήστε το πάντα συνδεδεμένο στην ίδια πρίζα με ένα καλώδιο που δεν φεύγει ποτέ. Εάν είστε πάντα κολλητικές σημειώσεις στον τοίχο, περιορίστε τους σε ένα corkboard που συμπληρώνει το ντεκόρ. Ο προγραμματισμός σας προς τα εμπρός θα ξεγελάσει τα τεμπέλης μέρη του εγκεφάλου σας σε θετική δράση.
Μπορεί να σας ρωτάω, Αν δεν θα έχω ποτέ ένα υπερ-τακτοποιημένο γραφείο, γιατί να ενοχλείτε καθόλου; Δεκαπέντε λεπτά που διοργανώνονται στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας προστίθενται και ο χρόνος είναι χρήμα.
Η απάντηση είναι ότι απλά επιλέγετε πότε να περάσετε τα δεκαπέντε λεπτά: είτε πετώντας πράγματα μέσα στο κάδο ανακύκλωσης στο τέλος της ημέρας ή στο κυνήγι για το στυλό ή τα απορρίμματα χαρτιού με το σημαντικό τηλέφωνο αριθμός. Είτε έτσι είτε αλλιώς πληρώνετε. Γιατί λοιπόν να μην επιλέξετε την λιγότερο αγχωτική επιλογή;
Έχετε ένα βρώμικο γραφείο; Τι κάνετε για να το κρατήσετε διαχειρίσιμο και να παραμείνετε παραγωγικοί στο χώρο εργασίας; Πάντα ψάχνουμε τρόπους για να βελτιώσουμε τις δικές μας ρυθμίσεις, ώστε να μοιραστείτε τις συμβουλές σας στα σχόλια.